Як зробити віддалену роботу в компанії ефективною

Привіт читачам DOU! Я Оля Чмир, працюю Project Manager’ом у компанії SPD-Ukraine. Маю два роки досвіду на проєкті PitchBook. У проєкті наразі працює близько 200 спеціалістів, на постійній основі я взаємодію з трьома різними командами. Команда PitchBook’у — це реалізація мого бажання працювати з in-house командами, коли розробників та тестувальників можна буквально «помацати», адже вся моя попередня кар’єра була пов’язана з роботою у віддалених командах (причому не лише у різних офісах, а й у різних містах, а подекуди — і країнах).

Проте, коли світом крокує COVID-19, і перед командами постає виклик працювати віддалено, я розумію, що саме час пригадувати весь попередній досвід та розвивати нові навички. Саме ефективній організації роботи віддалених команд і присвячена ця статя. Впевнена, вона буде актуальною всім: і тим, хто раніше не мав такого досвіду, і тим, хто вже працює на ремоуті.

Часом управління віддаленими командами доводило мене до сказу. Іноді я й гадки не мала, чим займається моя команда, чому її члени залишають проєкт «по-англійськи» — вони працювали ефективно певний час, і потім ефективність їхньої роботи знижувалась, або вони просто ставили мене перед фактом, що тепер мають іншу роботу. Я ж засмучувалась, що не вмію ефективно спілкуватися з ними, передбачати зміни в їхньому настрої, або що вони втратили мотивацію.

Переваги віддаленої роботи

Але було і безліч переваг, серед яких той факт, що віддалена команда орієнтована на результат, а не на те, щоб відсидіти в офісі з 9 до 18. Серед інших плюсів дистанційної роботи я можу назвати наступні:

Економія часу

При віддаленій роботі економиться час на дорогу до офісу, на стояння біля кавомашини, чергу до вбиральні, балаканину в курилці. Цей час може бути витрачено на роботу, а точніше — на досягнення результатів. А якщо співробітник досяг результатів до настання дедлайну, він може витратити час, що звільнився, на відпочинок, хобі, сім’ю, а потім з новими силами повернутися до роботи.

Лояльність

Найчастіше співробітники розподіленої команді більш лояльні. Вони цінують свободу і довіру свого менеджера, відповідають взаємністю і відчувають більше відповідальності. Вони працюють у комфортних для себе умовах, в оточенні, яке створювали самі, на власний смак. Можуть самостійно планувати свій час. В атмосфері комфорту, довіри і свободи співробітники отримують більше задоволення від своєї роботи.

Недоліки і проблеми віддаленої роботи

Отже, переваги розподіленої команди очевидні: така структура орієнтує співробітників працювати на результат. Втім, така організація роботи породжує і нові проблеми:

Командний дух

У розподіленій команді люди ізольовані одне від одного. Це може вплинути на мотивацію. У колективі має бути взаємодопомога. Створити таку атмосферу непросто, але цілком можливо. Про це поговоримо трохи згодом.

Комунікація

Найбільш поширена форма комунікації при віддаленій роботі — текстова. Але текст погано передає емоції. Одну і ту саму фразу можна трактувати десятками способів. Можливі непорозуміння, численні правки і навіть конфлікти лише тому, що один зі співробітників не дочитав лист або зрозумів його не так. Хоча моїм улюбленим правилом текстової комунікації завжди було «Не читай мій текст зі своєю інтонацією», та при різноманітті людей в команді часто воно не спрацьовує. І коли, наприклад, менеджер просить: «Візьми, будь ласка, цю задачу до роботи», маючи на увазі, що вона є наразі пріоритетною, ваш колега може прочитати це як директиву, вказування на незнання пріоритетів, намагання принизити і... все, на що здатна людська фантазія.

Робочий день і організація роботи

Всі ми живемо в різних ритмах, і коли команда починає працювати розподілено, швидше за все, кожен її член буде намагатись організувати робочий день у найзручніший для себе спосіб. Коли колеги не мають можливості будь-якої миті зв’язатися одне з одним, загальний темп проекту знижується. Сьогодні поставив завдання, завтра відповідь готова, післязавтра показав клієнту, потім повернулися правки, і все заново. Це створює певні проблеми і затягує робочий процес. До того ж, часто клієнти незадоволені тим, що не можуть отримати оперативний зворотний зв’язок.

Проте, з огляду на переваги, не дивно, що однією з топових навичок, яка необхідна проєктному менеджеру у новому 10-річчі, назване «вміння керувати розподіленою командою».

Якщо ви, як і я, стикнулись з необхідністю організації роботи команди віддалено, нижче зібрані поради, як здійснити цей процес з найменшим стресом для усіх його учасників.

Підготовка

Надійні інструменти

Перевірте готовність кожного члена команди до віддаленої роботи (власну також!).

Більшість із членів вашої команди хоча би раз, але працювали віддалено. Проте зараз ідеться про більш тривалий період, аніж день чи два. Перевірте усі технічні можливості віддаленого підключення і успішного виконання всіх робочих задач за умов віддаленого робочого місця. Можливо, хтось із членів команд ніколи не працював з дому в межах вашого проекту, можливо, хтось працював дуже давно. Зробити свіжу перевірку буде корисно.

Якщо віддалені співробітники не можуть завантажувати файли, вимушені прислухатись під час відеоконференції або не бачать одне одного — ви не змогли забезпечити їх основою. По-перше, інвестуйте в надійні інструменти, щоб зробити співпрацю можливою. Потім розробіть чіткі процеси використання таких інструментів.

Саме зараз нам потрібно організувати роботу на віддаленій основі 200 осіб, які звикли працювати пліч-о-пліч.

Для кожного співробітника ми перевіряємо:

• наявність ноутбука (корпоративного) або можливості віддаленого підключення до стаціонарного робочого місця (за відсутності такої можливості проводимо заходи з організації робочого місця вдома);
• наявність досвіду успішної віддаленої роботи в межах проєкту;
• наявність засобів комунікації (банально, але частина команди виявилась не забезпеченою вебкамерами).

Протестуйте роботу команди в умовах повної розподіленості

Так, вам точно доводилось підключати того чи іншого члена команди до спільних відеоконференцій, але зараз ситуація інша. Тож домовляємось із командою про «тестовий день» і йдемо всі додому (кожен до себе ;-)). Саме тому дві з трьох моїх команд з понеділка працюють з дому.

Спробуйте провести регулярні мітинги за допомогою відеозв’язку, перевірте, як колеги комунікують одне з одним (ті консультації, які вимагали 5 хвилин живої розмови, в умовах віддаленості можуть результувати в години переписки — просіть вводити за звичку короткі дзвінки за спільної домовленості).

Наприкінці дня зберіть з команди фідбеки та якнайшвидше проведіть ретроспективу. Вже зараз члени команди записують усе, що блокує їхню роботу (вирішується в терміновому режимі з офісу, де працюють сапорт-служби), та все, що робить їхню роботу некомфортною. Наприклад, нестача додаткового монітора. Зараз дуже важливо прибрати всі блокери та недоліки, з якими ви стикнулись протягом цього «тестового періоду», аби за необхідності зробити перехід з офісу на ремоут найменш стресовим і з мінімальною втратою продуктивності.

Установіть чіткі очікування

В останній день офісної роботи зберіть окремий мітинг, де проговоріть усі ваші очікування від команди та попросіть озвучити очікування команди одне від одного і від вас.

Вирішіть, чи достатньо вам мітингів, які ви мали за умови роботи в одному офісі. Домовтесь про канали зв’язку, наприклад: електронна пошта — для загального інформування, чати — Slack, Skype або Google Hangouts чудово підходять для швидких миттєвих повідомлень, де вам потрібна взаємодія в режимі реального часу.

Відеочат — деякі типи спілкування слід підтримувати лише голосом. Будь-які емоційні проблеми, особливо проблеми з роботою, мають вирішуватися голосом. Відеочат є ще кращим, оскільки він дає більше наочних підказок того, що відбувається зі співбесідником. Чат лише з текстом та додаванням відео може породити відчуття ізольованості, тож прагніть, аби ваша віддалена команда почувала себе більш «реальною». Не забувайте про правило відеоконференцій — щойно приєднавшись до конференції, вимикаємо мікрофони і вмикаємо відео.

Також не забудьте домовитись про строк відповіді, наприклад електронна пошта — до 24 годин; чат — до 2 годин.

Продуктивність

Відстежуйте відпрацьовані години та інші основні метрики продуктивності

Якщо ваша робота оплачується виходячи з відпрацьованих годин, то є сенс відстежувати, скільки годин працює кожна особа. Скоріше за все, ви використовуєте зручні для вас трекери: це може бути JIRA, Trello, чи інші плагіни, розширення для браузерів тощо. Ваша задача — зібрати інформацію про кількість продуктивних годин, які витрачаються командою в умовах, що склались.

В офісному середовищі ви можете бачити, хто щодня приходить, навіть якщо ви не стежите за відвідуванням. У абсолютно віртуальному середовищі може бути складно зрозуміти, що саме відбувається, як довго працював кожен співробітник і над чим саме.

Деякі люди надзвичайно дисципліновані і можуть вчасно стати до роботи, чітко дотримуватися завдання та уникати зайвих відволікань. Проте більшості з нас, мені в тому числі, потрібна певна відповідальність.

І тут питання не в контролі, а в організованості і самостійності кожного окремого члена команди. Важлива не просто зосередженість на роботі протягом певної кількості годин, а й недопущення значних перепрацювань «в потоці». Наприклад, у мене пікова продуктивність настає ввечері, і я можу «опам’ятатись», що значно запрацювалась, вже далеко за північ. Як результат — наступні півдня роботи пройдуть абсолютно непродуктивно.

Дозвольте гнучкість у робочих годинах, але разом з тим дотримуйтесь певних домовленостей

Люди, що працюють з дому, справедливо захочуть гнучкості у свій робочий час. І важливо забезпечити певну гнучкість при управлінні віддаленими командами. З іншого боку, якщо все стане абсолютно нестабільним, буде складно налаштувати спільне вікно співпраці, коли вся ваша команда буде одночасно в мережі та зможе спілкуватися.

Будьте зосереджені на цілях, а не на активності

Коли справа стосується управління розподіленою командою, вам важливо керувати очікуваннями та залишатися зосередженими на цілях. Не перейматеся занадто, чим вони займаються в кожен момент часу. Натомість зосередьтеся на тому, чого має бути досягнуто. Якщо ми досягаємо своїх цілей, то чудово. Якщо ні, нам потрібно дослідити та покращити ситуацію.

Проводьте рев’ю, аби впевнитись, як справляються члени вашої команди

Одна з проблем роботи з дому — це те, що люди можуть почуватися самотніми та ізольованими. Не всі добре справляються з таким стилем роботи. Більшість людей не мають такої проблеми і люблять свободу, яку надає робота з дому, але важливо час від часу перепитувати та переконуватись, що все гаразд.

Комунікація

Регулярно залучайте членів команд

Щодня залучайте віддалених членів команди за допомогою якогось спілкування. Використовуйте кілька каналів для спілкування. Якщо ваша вимушена розподіленість затягнеться, заплануйте регулярну планову зустріч віч-на-віч. Надайте віддаленим людям якомога більше доступу до вас. Пам’ятайте, що вони нещодавно бачили вас у переговорках, обідали з вами, підходили до вашого столу тощо. Тепер вони не мають такого доступу і можуть почувати себе покинутими. Відповідайте на їхні повідомлення якомога швидше.

Заплануйте відеодзвінки

Зараз вам особливо важливо не втратити візуального контакту. Ми використовуємо Zoom для роботи з партнерами та Slack — з працівниками. Якщо ми не плануємо час або не поговоримо один з одним, сподіваємось, віч-на-віч, тиша стає дуже голосною і небезпечною, оскільки віддалені працівники можуть зрештою задатися питанням, що їм робити.

Будьте уважні до перевантаження чату та електронної пошти

Це важко, тому що, з одного боку, вам потрібно переконатися, що всі спілкуються достатньо, але з іншого — це може відволікати і дратувати. Переконайтесь, що члени команди не залучені до занадто багатьох каналів, а натомість отримують лише ті повідомлення, які важливі для них. При перевантаженні каналів комунікації ми отримали два протилежні випадки. Перший трапився з тім лідом, якого щогодини відволікали повідомленнями, і він просто вимкнув Slack і пропустив дійсно важливе сповіщення. Другий — з розробником, який кілька годин провів, перечитуючи пошти.

Мотивація

Довіряйте своїй команді

Іноді компанії не бажають співпрацювати з віддаленими працівниками, оскільки існує невизначеність щодо того, чи буде робота завершена на тому ж рівні, коли б вони були в офісі. Проте ситуація зараз складається інакше. Для боротьби з цим переконанням слід створити вказівки щодо роботи з дому: наприклад, на електронні листи відповідати протягом n годин, використовувати текстові повідомлення для нагальних питань, а також не телефонувати у певні проміжки часу.

Створюйте тісні зв’язки, допомагайте та підтримуйте

Співпереживайте та цінуйте життя команди, обговорюючи інтереси. На постійній щоденній основі використовуйте інструменти для спільної роботи, спільні документи та електронні таблиці, телефонні дзвінки, спілкування в чаті та відео — інвестуйте у стосунки. Покажіть, що ви підтримуєте їхній успіх, допомагаючи їм досягти поставлених цілей, а не контролюючи їхній прогрес та статус.

Створіть справжнє відчуття «команди»

Це може потребувати додаткових зусиль, але вкрай важливо, аби люди почували себе відданими своїй команді. Працюючи тепер віддалено, члени команди мають знати, що вони не лише вносять справжню цінність у спільну мету; вони також цінні для успіху команди в досягненні її мети. Деякі способи цього досягти:

• доносити до кожного бачення майбутнього проекту/компанії;
• повідомляти вашу команду про те, як працює проект/компанія. Людям завжди цікаво знати, що відбувається в решті компанії та яку роль у цьому грають вони самі.

Ви маєте щодня доводити, що вони не просто працюють окремо, а справді є частиною вашої компанії, і ця частина — важлива.

Власний досвід

Ранок першого дня розпочався для команд із повідомлення в проєктних чатах в Slack:

Команда, доброго ранку!

Сьогодні перший день, коли ми проводимо нашу співпрацю на віддаленій основі. Нагадую, що у нас мітинг о ***, підключитись можна за посиланням в тілі запрошення в календарі в Google Hangouts. Також у разі, якщо у вас виникають якісь труднощі, то пишіть мені чи ІТ-службі, і ми будемо вирішувати ваші питання якнайскоріше.

Ну і пару рекомендацій:

• ставимо статус, що працюємо віддалено;
• якщо ви отримуєте повідомлення в Slack, постарайтесь протягом години на нього відповісти;
• для того, щоб не отримувати і не відволікатись на зайві повідомлення, замьютте, будь ласка, зайві канали;
• якщо вам треба одне з одним щось обговорити, зідзвонюйтесь, а не ведіть довгу переписку, — це зекономить вам час;
• звертайте увагу та занотовуйте все, що вас відволікає і робить ваш день некомфортним;
• за будь-якої потреби — звертайтесь до мене особисто, навіть якщо вам буде самотньо без команди :)

Всім чудового та продуктивного дня!

Стендапи вирішили проводити за постійним розкладом, проте цікавим відкриттям стало зменшення часу, яке ми витрачаємо на синхронізацію.

Протягом дня я також надсилаю важливі оновлення, що стосуються організації нашої роботи (все ще проводиться організація робочих місць). А також проводимо швидкі дзвінки для вирішення поточних питань, консультацій тощо.

Для особливо соціалізованих команд, які звикли багато часу проводити разом, запропонували «сходити на чай по скайпу» — практика виявилась фановою, і дозволяє команді все ще почуватись командою, не втрачаючи власних традицій.

І наприкінці дня збираємо фідбеки та цікавимось як пройшов день — частково з метою виявлення дискомфортних моментів і їх усунення, чи хоча би применшення, частково — для збереження почуття командності і цілісності, в умовах, коли люди розділяють новий досвід.

І найголовніше, не панікуйте — будь-яка буря рано чи пізно мине. І ретельно мийте руки... з милом! ;-)

Джерело